Каждый день определяем какие дела важны и срочно выполнимые, чтобы не утонуть в потоке информации - а дела появляются в течении дня внезапно - чтобы не забыть лучше записать блокнот или программу.
Дела разделим на 4 списка:
1 список - важные и срочные (ответ на вчерашнее вечернее письмо в вышестоящую организацию - в котором срок утро\обед сегодняшнего дня)
2 список - важные несрочные ("вбивание" отчетов подразделений в общий сводный годовой отчет)
3 список - неважные срочные (звонок в компанию заказчика для уточнения фамилий на пропуск для агентов, проводящих презентацию)
4 список - неважные несрочные (подсчет "талонов" посещений клиентов, вписывание и подсчет по категориям в журнал посещений для отчетов за месяц, квартал, год).
Напишите список дел, планируемых выполнить сегодня, завтра. Необходимо записать и не надеяться на память - что-то можно забыть.
Рассортируйте их по спискам. Старайтесь каждый день или каждую неделю вести такие списки, возможно какие-то дела будут повторяться или переноситься на следующий день или месяц. записывая проделанные задачи каждый день - можно выявить время потраченное впустую.
Иногда написанный на бумаге алгоритм действий - очень помогает при внезапной нагрузке, поступление новых задач выбивает из колеи и необходимые действия можно "забыть" выполнить и долго искать причину неполадок.
Если списки разместить в виде двух столбцов по 2 списка - получится квадрат Эйзенхауэра.